21 tips hur man skriver ett vinnande anbud

Företag som använder sig av rekommendationerna i denna artikel kommer att vinna fler upphandlingar!

21 sätt att förbättra ditt anbud

För att skriva ett bra anbud måste du följa tre grundläggande principer:

  1. Anpassa strukturen i anbudet till kundens utvärderingsprocess
  2. Använda ett disciplinerat och kundorienterat förhållningssätt till anbudsskrivning
  3. Använda korrekturteknik löpande i syfte att förbättra anbudets kvalitet

I mer än 45 år har Shipley utvärderat anbud på uppdrag av sina klienter och identifierat de egenskaper som kännetecknar anbuden som vinner affärer. Dessa egenskaper visas i spindeldiagrammet till höger. Anbud som får höga poäng inom dessa områden vinner relativt sett fler kontrakt än anbud som inte lyckas på dessa punkter.

Vinnande anbud kännetecknas framförallt av att vara kundfokuserade. Syftet med anbudet är att ge utvärderarna skäl att välja just ditt företag framför dina konkurrenters.

Den här artikeln går igenom vinnande egenskaper och ger dig förslag på vad du kan förbättra i dina anbud och sättet du skriver. På så sätt blir dina anbud mer kundfokuserade och därmed vinner fler kontrakt.

 

Skriv anbud utan formaliafel!

Det betyder att ditt anbud konsekvent följer upphandlarens alla instruktioner, både när det gäller anbudets utformning och inlämning samt i fråga om de tekniska kraven på den efterfrågade lösningen.

Anbudet uppfyller t ex alla formella krav enligt instruktionerna om formatering, layout, antal sidor och alla frågor är besvarad. När ditt anbud uppfyller de tekniska kraven innebär det att alla kundens krav och önskemål för den levererade tjänsten är uppfyllda (oberoende av om kraven handlar om teknik eller inte).

Det finns tre saker du kan göra för att förbättra dina anbud på denna punkt. Inkludera i dokumentationen en tabell, som:

1. Ger en snabb överblick av vilka krav du uppfyller (och eventuellt inte uppfyller), samt berättar var i ditt anbud du dokumenterar hur du uppfyller de enskilda kraven.

2. Belyser områden där du uppfyller kraven.

3. Motiverar och dämpar betydelsen av de punkter, där du inte uppfyller kravspecifikationen.

 

Kundfokus

Kundfokus innebär att du visar förståelse för kundens affärsmässiga problem och beskriver hur din lösning hjälper till att lösa dessa. Du visar förståelse för varför just dessa frågor ställs.

Bra lösningar på de underliggande affärsmässiga frågorna ger ett bra försprång i jämförelse med konkurrenterna som endast koncentrerar sig på att svara på frågorna. Det finns tre områden som du kan fokusera på för att göra ditt anbud mer kundorienterat. Du kan:

4. Inkludera en Executive Summary (sammanfattning) som identifierar och behandlar kundens affärsmässiga mål samt förklarar hur dina lösningar hjälper kunden att nå dessa mål.

5. Säkerställa att kundens namn nämns först och oftare än ditt eget och att anbudet är uppbyggt runt kundens affärsmässiga problemställningar (issues, pains etc.).

6. Se till att majoriteten av de tekniska egenskaperna/funktionerna i ditt anbud är kopplat till affärsnytta för kunden.

 

Strategiskt fokus

Strategiskt fokus handlar om att göra det klart för kunden varför den ska välja ditt anbud, och inte någon av dina konkurrenter.

Genom att lyfta fram styrkorna i din lösning i förhållande till kravspecifikationerna, samt förklara vilket värde det har för kunden - då blir du intressant som leverantör! Om du t ex är dyrare än dina konkurrenter kopplar du kundens affärsmål till din lösning och ger kundvärde i siffror, t ex sparad tid eller återbetalningstid (ROI). Istället för att diskutera pris pratar du om definierbara kundvärden. Det finns tre områden i ditt anbud, där du fokuserar strategiskt. Du kan:

7. Inkludera en "value proposition", dvs beskriv vad din lösning innebär för kunden, istället för bara pris.

8. Referera till andra liknande framgångsrika projekt du har genomfört och som visar dina kompetenser.

9. Inkludera minst ett avsnitt i anbudets Executive Summary som förklarar hur du kommer att hantera kundrisker förknippade med projektets genomförande.

 

Konkurrentfokus

Konkurrentfokus handlar om att få kunden tvivla på konkurrenternas anbud. Det gör du genom att "ghosta" dina konkurrenters lösningar. Det innebär att diskuterar konkurrenternas lösningar (utan att nämna konkurrenten vid namn) så att kunden ser svagheterna och tvivlar på dem.

Det finns tre områden som du kan arbeta med för att producera ett konkurrentfokuserat anbud. Du kan:

10. Utan att nämna konkurrenter vid namn diskutera deras troliga lösning och förklara varför du inte har valt denna lösning själv.

11. Utan att nämna konkurrenter vid namn diskutera och nedtona fördelarna med egenskaper hos konkurrentens förväntade lösning - det är speciellt viktigt om dessa egenskaper är kopplat till centrala krav i upphandlingen.

12. Utan att nämna konkurrenter vid namn betona för kunden viktiga områden, där ditt anbud skiljer sig från konkurrenternas.

 

Koncis och välstrukturerad text

En koncis och välstrukturerad text presenterar dina säljbudskap klart och tydligt på ett korrekt språk. Låt inte kunden vara den första personen som korrekturläser ditt anbud! Flera stavfel och dålig grammatik säger en del till kunden om ert företags omsorg för detaljer.

Det finns tre områden som du kan fokusera på för att göra dina texter tydliga och välstrukturerade. Du kan:

13. Korrekturläsa de första sidorna av ditt anbud väldigt noggrant. Om du hittar stav- och grammatikfel kan du sedan låta en person som inte har deltagit i anbudsskrivningen korrekturläsa innan anbudet lämnas in.

14. Räkna antalet ord i minst fem slumpvis utvalda textstycken. Om antalet ord i genomsnitt överstiger 50 (ca 4-5 rader) bör du överväga att låta anbudet genomgå en revision i avsikt att förkorta längden på dina stycken.

15. Försäkra dig om att ditt anbud inte innehåller onödigt fackspråk, talspråk eller för kunden obegripliga förkortningar. Använd terminologi som är standard i din kunds bransch.

 

Visualisering

Visualisering handlar om att använda lämplig grafik, bilder, tabeller och diagram som stödjer dina budskap och får ditt anbud att bli tydligare. Grafik blir i högre grad uppmärksammat än ren text. Därför är bildtexter ett av de bästa ställena att placera centrala säljbudskap på.

Det finns tre områden du kan fokusera på för att förbättra dina anbuds grafiska kvalitet. Du kan:

16. Planera grafiken innan du skriver din text. En god tumregel är att inkludera två grafiska bilder för varje tre sidor i anbudet.

17. Försäkra dig om att all grafik har tillhörande säljande bildtexter.

18. Försäkra dig om att idéen i all grafik kan förstås på mindre än 5 sekunder och att det är tydligt varför de finns.

 

Dokumentdesign

Dokumentdesign handlar om att disponera och organisera anbudet så att alla kärnbudskap blir förstådda och är lätta att hitta. Få kunder läser ett anbud från början till slut. De flesta söker primärt svar på väsentliga frågor och referenser till sina affärsmässiga problem.

Det finns tre områden du kan fokusera på för att förbättra ditt anbuds dokumentdesign.

19. Använd layout med en bred vänstermarginal, så att du får plats med marginaltexter. Använd färger, fet stil och luft för att betona centrala budskap.

20. Använd rubriker som innehåller det centrala säljbudskapet i den efterföljande texten hela vägen genom anbuden.

21. När du har genomfört alla förslag som är beskrivna i denna artikel, så titta på anbudet och fråga dig själv: Skulle jag vilja läsa detta anbud en gång till?

 

Kom ihåg!

Om du följer de 21 tipsen kommer du att skriva flera vinnande anbud!

Ett professionellt anbud presenterar din skarpa och tydliga förståelse för kundens affärsmässiga problem. Du visar hur kunden uppnår sina mål genom din lösning - och inte en konkurrents!

Ett oprofessionellt anbud ger ett dåligt intryck av ditt företag, underminerar din försäljning och ger dina konkurrenter möjligheten att vinna kontrakt, som du hade möjlighet att vinna.

 

Originaltext vid Shipley Ltd. Översatt till svenska och bearbetat av Shipley Sweden.

 

Spindelvävsdiagram med text.jpg

Shipleys Spindeldiagram
Spindeldiagrammet är ett analysprogram specialutvecklat av Shipley. Analysen kan användas  i en inledande fas där man önskar att samordna sina resurser och kompetenser, så att anbudsgivningen förbättras. Analysen kan också genomföras kontinuerligt på redan inlämnade anbud, så att man med tiden förbättrar sina anbud.

Kontakta oss

Vi återkommer så snart som möjligt