Skyd ikke på alt, der bevæger sig

Af Steen Ehlers, Uddannelseschef Shipley Nordic

Nogle energiske chefer koster deres virksomheder indtjening, fordi de - for at demonstrere handlekraft - byder på alt for mange udbud.

At deltage i en udbudsrunde kræver mange ressourcer. Det er slet ikke usædvanligt, at det kan koste både halve og hele millioner at udarbejde et tilbud. I nedenstående eksempel er vist et ikke urealistisk eksempel på hvordan en virksomhed ved at koncentrere budgivningen på færre udbud - 15 i stedet for 25 - hæver win raten fra 20 til 40 % og opnår dermed netto at vinde 1 ekstra udbud om året. Det lyder ikke af meget, men det betyder faktisk, at virksomhedens årlige indtjening stiger med 30 %. En fordobling af win raten er i øvrigt slet ikke urealistisk. Ofte når virksomheder med en planlagt tilgang til "bid/no bid" beslutningen win rates på tre gange det typiske gennemsnit.

Skyd ikke på alt_tabelEn disciplineret tilgang til, hvilke udbud virksomheden deltager i, kan give endog meget betydelige forbedringer af virksomhedens indtjening.

Ingen sammenhæng mellem antal afgivne tilbud og opnåede ordrer!
Hovedansvaret for at mange virksomheder byder på for mange udbud ligger hos ledelsen. Alt for mange chefer kræver en rigtig god forklaring af deres sælgere, hvis de vælger ikke at byde på en kontraktmulighed, mens de ikke kræver tilsvarende gode forklaringer, når sælgeren vælger at aktivere egne og andre af virksomhedens ressourcer - fx designere, udviklings- og produktionsafdelinger - for at afgive et tilbud. De ser i stedet det sidste som et tegn på energi og handlekraft.

Konsekvensen er imidlertid både øgede omkostninger og ofte også mindre gennemarbejdede tilbud, fordi flere tilbud skal udarbejdes på den samme tid. Det mindsker igen sandsynligheden for at vinde kontrakterne. Dermed havner virksomheden i en ond cirkel, hvor der bydes på flere og flere udbud, men samtidig tabes der flere og flere. Både fordi kvaliteten af de afgivne tilbud falder og fordi der bydes på stadig flere udbud, som virksomheden aldrig har haft en reel chance for vinde.

Hele idéen om, at der er en sammenhæng mellem antal afgivne tilbud og antal opnåede ordrer bør arkiveres lodret i papirkurven.


Vejen ud af den onde cirkel er en disciplineret "bid/no bid" proces

Da hovedansvaret for miseren ligger hos ledelsen, er det også ledelsen, der må træde i karakter og fastlægge nogle milepæle i virksomhedens tilbudsgivningsprocesser, hvor der tages stilling til om, virksomheden skal byde eller ej. Typiske spørgsmål man bør stille sig selv er følgende:

Ved at klassificere potentiel forretning i forhold til en række på forhånd opstillede kriterier opnår du det optimale fokus og ressourceforbrug på alle sager.

Processen indrettes nemlig sådan, at hver enkelt potentiel salgssag efterfølgende kategoriseres ud fra en række kriterier, således at sagerne følger en skræddersyet proces i forhold til kompleksitet og værdi for forretningen. En målrettet indsats mod at etablere en sammenhængende salgs- og tilbudsproces giver dig således en lang række fordele:


Passer udbuddet til virksomhedens strategi?

  • Har kunden allerede en leverandør på området, som han er glad for?
  • Ser det ud til at kravspecifikationerne er udviklet med konkurrentydelser som udgangspunkt?
  • Kender vi kunden godt nok til at vide hvem der er de reelle beslutningstagere? Og kender vi disse beslutningstageres bekymringer i forbindelse med det pågældende udbud?
  • Kender vi konkurrenterne tilstrækkeligt godt til, at vi ved hvilken position vi har vis a vis kunden i forhold til disse virksomheder?
  • Har vi selv et engageret team, der er "tændt" på at vinde kontrakten?

Hvis ikke disse spørgsmål kan besvares tilfredsstillende, bør virksomheden i langt de fleste tilfælde meget seriøst overveje at undlade at afgive tilbud.

Det er vigtigt at skræddersy spørgsmålene til det marked og den situation virksomheden befinder sig i. Den grundlæggende idé - som kan bruges af alle - er at opstille et beslutningstræ som vist på figur til venstre, hvor det på forhånd er fastlagt, hvilke kriterier, der skal være opfyldt for, at virksomheden vil afgive et tilbud. Det er kritisk for brugen, at ledelsen forpligter sig på, at opfylder et udbud ikke de på forhånd fastlagte kriterier, så byder virksomheden ikke.

Det skal fungere som Anders Foghs skattestop, hvis hele værdi står og falder med, at han forpligtede regeringen på dets overholdelse og dermed fraskrevet sig nogle frihedsgrader i sin regeringsførelse. Man opnår nogle gevinster ved på forhånd at afskrive sig handlemuligheder. Og gevinsterne ved en disciplineret "bid/no bid" beslutningsproces er erfaringsmæssigt betydelige.

Så skyd kun, når du har en reel chance for at ramme! Det betaler sig.

Formaliseret beslutningstræ

Formaliseret beslutningstræ.gif


Et formaliseret beslutningstræ, med på forhånd fastlagte kriterier for hvornår virksomheden skal afgive tilbud, kan give betydelige gevinster på virksomhedens bundlinje.

KONTAKT OS

Vi vender tilbage hurtigst muligt.