Skjut inte på allt som rör sig!

Några energiska chefer kostar sitt företag hela vinsten, beroende på att de visar handlingskraft och lämnar anbud i allt för många upphandlingar.

Att delta i en anbudsrunda kräver mycket resurser. Det är inte alls ovanligt att det kan kosta både halva och hela miljoner att utarbeta ett anbud. En tumregel brukar vara, att anbudsbudgeten motsvarar cirka 2 % av kontraktets värde. I exemplet nedan visas hur ett företag, genom att koncentrera sig på färre anbud - 15 i stället för 25/år -, ökar sin "win-rate" från 20 till 40 % och därmed "vinner" en extra upphandling per år. Det låter inte så mycket, men det betyder faktisk att företagets årliga intäkter stiger med 30 %.

En fördubbling av "win-raten" är för övrigt inte alls orealistiskt. Företag med ett planerat och strukturerat förhållningssätt till "bid/no-bid"-beslut har i genomsnitt tre gånger högre "win-rate" än genomsnittet.

Skjut inte på allt som rör sig_6.jpg

Figur 1. En disciplinerad inställning till vilka upphandlingar företaget ska delta i, kan betydligt öka företagets intäkter.

 

Inget samband mellan antalet angivna anbud och vunna order!

Huvudansvaret för att många företag lämnar allt för många anbud, ligger hos ledningen. Många chefer kräver en riktigt bra förklaring av sina säljare/Bid Managers, om de väljer att inte lämna anbud på en kontraktmöjlighet. Samtidigt kräver de liknande förklaringar, när säljaren väljer att aktivera egna och andra av företagets resurser (t.ex. designers, utvecklings- och produktionsavdelningar) när ett anbud ska lämnas. Den stora skillnaden är att det sista ses som ett tecken på energi och handlingskraft.

Konsekvensen är emellertid både ökade kostnader och ofta också mindre genomarbetade anbud, eftersom flera anbud ska utarbetas under samma tid. Därmed hamnar företaget i en ond cirkel, där det lämnas flera och flera anbud, men samtidigt förloras det fler och fler upphandlingar. Både för att kvaliteten på de lämnade anbuden blir lägre och för att det lämnas anbud på upphandlingar, som företaget aldrig har haft en reell chans att vinna.

Hela idén om att det finns ett samband mellan antalet lämnade anbud och antalet vunna stämmer alltså inte.

 

Vägen ut ur den onda cirkeln är en disciplinerad "bid/no-bid" process

Eftersom huvudansvaret för problematiken ligger hos ledningen, är det också ledningen som måste slå fast riktlinjer för företagets anbudsgivningsprocess, där det tas ställning till om företeget ska lämna anbud eller inte.

Genom att klassificera varje affärsmöjlighet (lead) efter ett antal, i förväg fastställda kriterier, uppnår du optimal fokus och resursanvändning på alla anbud.

Med andra ord anpassas arbetet på så sätt, att varje enskild affärsmöjlighet kategoriseras utifrån en rad beslutskriterier, genom att de följer en skräddarsydd process i förhållande till affärens komplexitet och värde. En målriktad insats mot att etablera en sammanhängande försäljnings- och anbudsprocess ger dig därför en lång rad fördelar.

 

Passar upphandlingen in i företagets strategi?

  • Har kunden redan en leverantör på området, som han är nöjd med?
  • Ser det ut som om kravspecifikationen är utvecklad med konkurrenttjänster/produkter som utgångspunkt?
  • Känner vi kunden tillräckligt bra för att veta vem som är den faktiska beslutstagaren? Och är vi bekanta med besluttagarnas utmaningar avseende den pågående upphandlingen?
  • Känner vi konkurrenterna tillräckligt bra för att veta vilken position vi har vis á vis kunden i förhållande till dessa företag?
  • Har vi själva ett engagerat team, som är motiverade att vinna kontraktet?

Om inte dessa frågor kan besvaras tillfredsställande, bör företaget vid de flesta tillfällen låta bli att lämna anbud.

 

Sammanfattningsvis

Det är viktigt att skräddarsy frågorna för den marknad och den situation företaget befinner sig i. Den grundläggande idén - som kan användas av alla - är att utveckla ett beslutsträd (se bilden längst upp till höger).

I ett beslutsträd är det på förhand fastlagda kriterier som ska vara uppfyllda, för att företeaget skall få lämna anbud. Det är kritiskt för användaren att ledningen förpliktar sig, att följa de på förhand fastlagda kriterierna, så att företaget inte lämnar anbud om inte en upphandling uppfyller kriterierna.

Så skjut bara när du har en reell chans att träffa! Det lönar sig i längden.

 

Av Steen Ehlers, modifierad och översatt av Frida Dunger Johnsson

Beslutsträd

Formaliseret beslutningstræ.gif

Behöver ni en disciplinerad process som hjälper er att ta riktiga bid/no-bid beslut? Ring Shipley Sweden idag på 010-33 00 00 8.

Kontakta oss

Vi återkommer så snart som möjligt