CAN
DK
NZ
UK
USA
AUS
SWE
Et formaliseret beslutningstræ, med på forhånd fastlagte kriterier for hvornår virksomheden skal afgive tilbud, kan give betydelige gevinster på virksomhedens bundlinje.
Det er også i udbyderens interesse at modtage færre bedre gennemarbejdede tilbud fra virksomheder, der reelt kan vinde ordren. Det sparer ressourcer til vurdering af de indkomnne tilbud og det mindsker også risikoen for, at udbyderen "kommer til" at vælge en levererandør, der har vanskeligt ved at gennemføre den aftalte leverance. Der er altså tale om en "win-win" situation for både udbyder og tilbudsgiver, når tilbudsgiver tænker sig bedre om, før der afsætttes ressourcer til tilbudsgivning.
Af Steen Ehlers, Uddannelseschef Shipley Nordic
Nogle energiske chefer koster deres virksomheder indtjening, fordi
de - for at demonstrere handlekraft - byder på alt for mange udbud.
At deltage i en udbudsrunde kræver mange ressourcer. Det er slet
ikke usædvanligt, at det kan koste både halve og hele millioner at udarbejde et
tilbud. I nedenstående eksempel er vist et ikke urealistisk eksempel på hvordan
en virksomhed ved at koncentrere budgivningen på færre udbud - 15 i stedet for
25 - hæver win raten fra 20 til 40 % og opnår dermed netto at vinde 1 ekstra
udbud om året. Det lyder ikke af meget, men det betyder faktisk, at
virksomhedens årlige indtjening stiger med 30 %. En fordobling af win raten er i
øvrigt slet ikke urealistisk. Ofte når virksomheder med en planlagt tilgang til
"bid/no bid" beslutningen win rates på tre gange det typiske gennemsnit.
En disciplineret tilgang til, hvilke udbud virksomheden deltager i, kan give endog meget betydelige forbedringer af virksomhedens indtjening.
Hovedansvaret for at mange virksomheder byder på for mange udbud ligger hos
ledelsen. Alt for mange chefer kræver en rigtig god forklaring af deres sælgere,
hvis de vælger ikke at byde på en kontraktmulighed, mens de ikke kræver
tilsvarende gode forklaringer, når sælgeren vælger at aktivere egne og andre af
virksomhedens ressourcer – fx designere, udviklings- og produktionsafdelinger -
for at afgive et tilbud. De ser i stedet det sidste som et tegn på energi og
handlekraft.
Konsekvensen er imidlertid både øgede omkostninger og ofte også mindre
gennemarbejdede tilbud, fordi flere tilbud skal udarbejdes på den samme tid. Det
mindsker igen sandsynligheden for at vinde kontrakterne. Dermed havner
virksomheden i en ond cirkel, hvor der bydes på flere og flere udbud, men
samtidig tabes der flere og flere. Både fordi kvaliteten af de afgivne tilbud
falder og fordi der bydes på stadig flere udbud, som virksomheden aldrig har
haft en reel chance for vinde.
Hele idéen om, at der er en sammenhæng mellem antal afgivne tilbud og
antal opnåede ordrer bør arkiveres lodret i papirkurven.
Da hovedansvaret for miseren ligger hos ledelsen, er det også ledelsen, der må træde i karakter og fastlægge nogle milepæle i virksomhedens tilbudsgivningsprocesser, hvor der tages stilling til om, virksomheden skal byde eller ej. Typiske spørgsmål man bør stille sig selv er følgende:
Ved at klassificere potentiel forretning i forhold til en række på forhånd
opstillede kriterier opnår du det optimale fokus og ressourceforbrug på alle
sager.
Processen indrettes nemlig sådan, at hver enkelt potentiel
salgssag efterfølgende kategoriseres ud fra en række kriterier, således at
sagerne følger en skræddersyet proces i forhold til kompleksitet og værdi for
forretningen. En målrettet indsats mod at etablere en sammenhængende salgs- og
tilbudsproces giver dig således en lang række fordele:
Hvis ikke disse spørgsmål kan besvares tilfredsstillende bør virksomheden i
langt de fleste tilfælde meget seriøst overveje at undlade at afgive tilbud.
Det er vigtigt at skræddersy spørgsmålene til det marked og den
situation virksomheden befinder sig i. Den grundlæggende idé - som kan bruges af
alle - er at opstille et beslutningstræ som vist på figur til venstre, hvor det
på forhånd er fastlagt, hvilke kriterier, der skal være opfyldt for, at
virksomheden vil afgive et tilbud. Det er kritisk for brugen, at ledelsen
forpligter sig på, at opfylder et udbud ikke de på forhånd fastlagte kriterier,
så byder virksomheden ikke.
Det skal fungere som Anders Foghs skattestop, hvis hele værdi står og
falder med, at han forpligtede regeringen på dets overholdelse og dermed
fraskrevet sig nogle frihedsgrader i sin regeringsførelse. Man opnår nogle
gevinster ved på forhånd at afskrive sig handlemuligheder. Og gevinsterne ved en
disciplineret ”bid/no bid” beslutningsproces er erfaringsmæssigt betydelige.
Så skyd kun, når du har en reel chance for at ramme! Det betaler sig.