Dansk scanning - når relationer ikke rækker

I en tid har relationsmarkedsføring været mantra i mange virksomheder i B2B markedet og ved salg til det offentlige. I dag oplever nogle af disse virksomheder, at det ikke længere er nok!

Mange virksomheder har levet godt i en del år - i kraft af gode produkter og sælgere, der var dygtige til at skabe relationer.


En god historie
Et eksempel er Dansk Scanning en (tidligere) mindre virksomhed i det vestjyske, som indtil for et par år siden i kraft af en innovativ teknologi og ejerens personlige salgsindsats havde haft en nogenlunde konstant omsætning med et positivt resultat i 10 år. Ejeren Henning Kirkegaard fik efterhånden mod på en mere vækstorienteret strategi.

De fleste store kontrakter, hvor Dansk Scannings teknologi var relevant, var imidlertid offentlige. Og selvom Henning Kirkegaard ved personlig henvendelse kunne overbevise offentlige indkøbere om sine produkters kvalitet, så endte sagerne i udbud, hvor den personlige relation ikke var nok til at opnå kontrakten.

Der var med andre ord ingen vej udenom deltagelse i de offentlige udbud, hvis den ønskede vækst skulle opnås. Deltagelse i offentlige udbud havde virksomheden dog meget begrænset erfaring med, hvorfor Henning Kirkegaard henvendte sig til Shipley Denmark med henblik på at blive bragt i vinderposition til kommende udbud.

Med udgangspunkt i virksomhedens begrænsede erfaring i større skriftlige tilbud, indledtes samarbejdet med, at Shipley Denmark til en begyndelse grundlæggende forestod udarbejdelsen af en række tilbud, hvilket resulterede i at virksomheden vandt flere store kontrakter.

De mange vundne tilbud har betydet, at Dansk Scanning i dag har mere end 10 doblet sin omsætning med en endnu højere vækst på resultatet. Virksomheden er flyttet til nye lokaler, har udvidet ledelsen og øget antallet af medarbejdere til over 100. Hertil kommer, at virksomheden nu har en ordre-backlog på mere end et års omsætning.

Samarbejdet med Shipley Denmark er over tid ændret, idet virksomheden undervejs selv har opbygget tilbudskompetencer fx igennem deltagelse i Shipleys workshops, så virksomheden nu er stort set selvkørende på tilbudssiden. I dag bistår Shipley Denmark kun med konsulenter i særlige tilbud og som sparringspartner til evaluering af tilbud og bid-beslutninger.

Henning Kirkegaard udtaler: "Havde vi ikke modtaget den fantastiske støtte og meget kvalificerede bistand fra Shipley Denmark til at vinde de mange udbud, havde vi ikke fået den store fremdrift. Det er sådan, at når jeg står her ved mit vindue i vores nye domicil og skuer ud over den fyldte parkeringsplads med de mange biler tilhørende medarbejderne, må jeg nærmest knibe mig i armen for at sikre, det ikke er en drøm?".


At skrive tilbud, der vinder, er en disciplin for sig

Det er imidlertid ikke kun virksomheder med høje vækstambitioner, der behøver at interessere sig for kvaliteten af deres tilbud. Medierne har de senere år oftere og oftere kunne fortælle om virksomheder, der mister deres salg til det offentlige pga. bl.a. EU-udbudsregler og offentlige indkøbsaftaler via SKI.

For nogle af disse virksomheder er selve overlevelsen på spil, hvis ikke de hurtigt får opbygget kompetencer i tilbudsskrivning. Overalt i verden bevæger markederne - både private og offentlige.- sig i retning af, at flere og flere kontrakter lægges i udbud. Virksomheders evne til at finde de rigtige udbud (= de udbud, virksomheden kan vinde!) og skrive de rigtige tilbud på den rigtige måde, bliver afgørende.

Overholdelse af formalia og præsentation af den bedste løsning til den bedste pris er vigtigt, men ikke altafgørende. For det første er opfyldelse af formalia ikke tilstrækkeligt, for det andet er det faktisk en mindre del af kontrakterne, der vindes på pris, og endelig forstår kunderne ikke altid den løsning, de bliver præsenteret for, fordi den ikke bliver formidlet i en for dem forståelig form.

Formalia er indført for tilbudsgivernes skyld, selvom det ofte ikke opleves sådan. Hovedformålet er, at det offentlige skal stille alle tilbudsgivere lige i konkurrencen. Vilkårene er ofte komplicerede, og det kan være nødvendigt at søge professionel hjælp.


Men husk: Fejlfri formalia vinder ikke alene kontrakten!

Dine kunderelationer er relevante. Relationer er vigtige med henblik på fx at indhente kunde- og konkurrentinformationer, påvirke kravspecifikationer og opdage kontraktmuligheder i god tid. Dine relationer kan også være helt afgørende, når du skal vurdere, hvilke udbud, du skal byde på. Men husk: Gode relationer i sig selv er ikke tilstrækkelige til at vinde en kontrakt. Er du ikke i stand til at udarbejde et professionelt tilbud hjælper disse 2 vigtige forhold intet.


Et par hurtige tips:

Bruger du eksterne rådgivere så involvér dem så tidligt i processen, som overhovedet muligt. Gerne inden, der foreligger et officielt udbud. Den værdi, eksterne rådgivere kan tilføre din tilbudsgivning og -skrivning øges, jo tidligere i salgsprocessen, du involverer dem.

Udarbejd en kravspecifikation til de rådgivere, du vælger at bruge.

En professionel rådgiver i tilbudsgivning og -skrivning bør som minimum beherske følgende områder:

  • Værktøjer til at analysere og evne til at forstå og opfylde udbuddets formalia, udbudsgivers forretning og behov, din forretning og dine kompetencer vis a vis udbudskravene og konkurrencesituationen for den aktuelle udbudssag
  • Kompetencer i at kunne skrive klart, kundefokuseret og sprogligt korrekt på det sprog tilbuddet skal skrives på.
  • Kompetencer i brug af grafik i dokumenter, dokumentopsætning (herunder officeskabeloner) og dokumenthåndtering

Vælger du selv at køre dine tilbudssager, så er det disse kompetencer, du skal tilføre din tilbudsorganisation. De garanterer dig ikke, at du vinder det enkelte udbud, men din "win rate" stiger i takt med, at du tilfører din virksomhed disse kompetencer - uanset om du gør det ved egen eller ekstern hjælp.

I en verden, hvor relationer ikke rækker, kommer dine tilbudskompetencer til at gøre forskellen.

Dansk scanning

Dansk Scanning

Brug af Shipleys metoder og Shipley Denmarks bistand har været et vigtigt bidrag i virksomhedens vækst, som i dag har gjort virksomheden til en førende dansk leverandør af digitalisering af dokumenter. Læs mere.

KONTAKT OS

Vi vender tilbage hurtigst muligt.